1. A "Travel Request" lap kitöltése, a szükséges aláírások (fogadó szülők, fogadó klub counsellor, iskola/felelős felnőtt), engedélyek (szülői nyilatkozat), részletes útiterv és igazolá¬sok (iskolai igazolás) megszerzése a diák fel¬adata. Az így kitöltött és mellékletekkel ellátott "Travel Request" lapot a diák a klub ifjúsági fe¬lelősének adja át engedélyezésre.
2. Belföldi utazás esetében a fogadó klub ifjúsági felelősének aláírása egyben engedélyezést is jelenti. A klub ifjúsági felelőse az aláírt "Travel Request" lapot tájékoztatásul el kell, hogy küldje a Rotary Nemzetközi Diákcsere Program magyar irodájába Kézdi László részére.
3. Külföldi utazás esetében a klub ifjúsági felelőse az általa is aláírt (így részéről engedélyezett) "Travel Request" lapot el kell, hogy küldje a Rotary Nemzetközi Diákcsere Program magyar irodájának, s ott el¬döntik, hogy mehet-e a gyerek vagy nem és visszaküldi - a döntésnek megfelelően kitöltve - a lapot a klub ifjúsági felelősének.
4. Engedély nélkül nem szabad elindulni, az a sza¬bályok durva be nem tartását jelenti és diák azonnali hazaküldését, vonja maga után!!!
5. Amennyiben a fogadó klub a fenti engedélyek nélkül engedi el a diákot akár belföldi, akár külföldi utazásra, úgy egy esetleges balesetből, vagy bármilyen egyéb problémából eredő anyagi és erkölcsi felelősség a klubot terheli.
6. Amennyiben a fogadó család engedi el, vagy viszi el a diákot külföldre úgy, hogy arról a fo¬gadó klub nem tud, mindennemű felelősség a fogadó családot terheli.
A fenti szabályok talán kissé szigorúnak tűnnek, de nem mi találtuk ki őket, hanem a Rotary International Youth Exchange Program határozza meg a diákcsere 40 éves tapasztalata alapján. Az ittlévő diákok fogadása óriási felelősség mind a fogadó szülő, mind a fogadó klub számára! A Rotary Nemzetközi Diákcsere Program által kialakított szabályok be nem tartásakor tragédia esetén a fo¬gadó Rotary klubot (esetenként a fogadó családot) terheli a felelősség. Az Ifjúsági Irodának nincsenek meg az eszközei a diákok mozgásának ellenőrzé-séhez, amit csak a fogadó családok, illetve a fo¬gadó klubok tudnak megtenni. De talán tanulságos megemlíteni, hogy az Egyesült Államokban egy klub 850,000 dollár kártérítést fizetett, mert District jóváhagyás nélkül elengedtek egy gyereket, akit baleset ért!

A Travel Request letoltése